Blog

Indledning

Den moderne arbejdsplads gennemgår en markant transformation, hvor hybride arbejdsmodeller bliver det foretrukne valg for mange virksomheder. Virksomheder bevæger sig væk fra stive kontorstrukturer og vedtager fleksible løsninger, der henvender sig til både in-kontor og fjernmedarbejdere. Efterhånden som virksomheder udforsker de bedste muligheder for kontorudlejning, er integration af smart teknologi blevet afgørende for at sikre problemfrit samarbejde, øget effektivitet og øget medarbejdertilfredshed. Ved at udnytte digitale værktøjer, kunstig intelligens og automatisering kan virksomheder skabe hybride arbejdsområder, der tilbyder bekvemmelighed og produktivitet uden at gå på kompromis med forbindelsen.

Udviklingen af hybridarbejdsmodeller

Før COVID-19-pandemien var det traditionelle kontor-setup standarden, med medarbejdere, der skulle arbejde på stedet i faste timer. Fjernarbejde var stort set begrænset til freelancere eller specifikke jobroller, der ikke krævede fysisk tilstedeværelse. Samarbejdet var for det meste personligt, med begrænset afhængighed af digitale kommunikationsværktøjer.

Det globale skift til fjernarbejde under pandemien tvang organisationer til at revurdere, hvordan arbejdet blev udført. Mens medarbejderne nød større fleksibilitet, stod virksomheder over for udfordringer relateret til produktivitet, kommunikationshuller og sikkerhedstrusler. Men overgangen fremhævede også det omkostningsbesparende potentiale ved at reducere kontorarealer og implementere digital-first-løsninger. Virksomheder anerkendte behovet for en balance mellem fjernfleksibilitet og personligt samarbejde.

I dag er hybridarbejdsmodeller den nye norm, der kombinerer fordelene ved fjernarbejde og arbejde på stedet. Ifølge en rapport fra McKinsey fra 2023 arbejder over 58 % af medarbejderne eksternt mindst én dag om ugen, mens 35 % foretrækker en fuldstændig fjernopsætning. For at imødekomme dette skift prioriterer virksomheder, der søger et kontor til leje, nu arbejdsområder med højhastighedsinternet, fleksible layouts og avancerede mødeteknologier for at understøtte hybridt samarbejde problemfrit.

Væsentlige teknologier, der muliggør hybridarbejde

• Cloud-baserede samarbejdsværktøjer 

Cloud-baserede platforme som Microsoft Teams, Zoom og Slack er blevet uundværlige til hybridarbejde. Disse værktøjer gør det muligt for medarbejderne at kommunikere ubesværet, administrere projekter i realtid og samarbejde om dokumenter fra ethvert sted. Funktioner som videokonferencer, skærmdeling og instant messaging hjælper med at bygge bro mellem eksterne og on-site medarbejdere, hvilket fremmer bedre teamwork og produktivitet.

• Virtual og Augmented Reality (VR/AR)  

Fordybende VR- og AR-teknologier omdefinerer hybridarbejde ved at skabe virtuelle kontormiljøer. Virksomheder som Meta og Microsoft udvikler VR-baserede arbejdsområder, der simulerer personlige møder, hvilket forbedrer engagement og interaktion for eksterne medarbejdere. Disse innovationer giver mulighed for virtuelle brainstormsessioner, fordybende træningsprogrammer og realistiske klientpræsentationer uden behov for fysisk tilstedeværelse.

• Internet of Things (IoT) enheder 

Smarte sensorer og IoT-aktiverede enheder øger effektiviteten på arbejdspladsen ved at automatisere opgaver såsom lysjusteringer, temperaturkontrol og bordreservationer. IoT-teknologi er især gavnlig for virksomheder med fleksible kontorlokaler til leje, da den sætter virksomheder i stand til at optimere pladsudnyttelsen, reducere driftsomkostningerne og forbedre medarbejderoplevelsen. Ved at integrere IoT kan virksomheder skabe datadrevne arbejdsmiljøer, der tilpasser sig realtidsbehov.

Innovationer i Smart Office Design

For at imødekomme hybridarbejde investerer virksomheder i hot-desk-systemer, der giver medarbejderne mulighed for at booke arbejdsstationer på forhånd. Disse systemer, der er integreret med IoT-teknologi, justerer automatisk belysning, temperatur og sædepræferencer, hvilket sikrer et behageligt og personligt arbejdsmiljø. Denne funktion forbedrer effektiviteten på arbejdspladsen, mens den imødekommer individuelle medarbejders behov.

Moderne kontorer omfavner modulære designs, hvilket gør det nemt at omkonfigurere rum til forskellige teamstørrelser, samarbejdende arbejdssessioner eller private fokusområder. Denne tilpasningsevne er en nøglefaktor for virksomheder, der søger efter et kontorlokale til leje, der problemfrit kan understøtte både individuelt og teambaseret arbejde uden at gå på kompromis med produktivitet eller komfort.

Miljøovervågningsløsninger i realtid, såsom Logitechs Spot-sensorer, sporbelægningsniveauer, luftkvalitet og støjforurening for at skabe optimale arbejdsforhold. Ved at overvåge disse faktorer kan virksomheder sikre, at arbejdspladser forbliver komfortable og befordrende for produktivitet, samtidig med at de fremmer sundhed og velvære blandt medarbejderne. Udfordringer og overvejelser.

• Datasikkerhed og cyberrisici 

Hybridkontorer kræver strenge cybersikkerhedsprotokoller for at beskytte følsomme data på tværs af flere lokationer. Implementering af virtuelle private netværk (VPN’er), multi-faktor autentificering og avanceret kryptering er afgørende for at beskytte virksomhedsoplysninger. Regelmæssige sikkerhedsaudits og medarbejderuddannelsesprogrammer er også nødvendige for at minimere risikoen for cybertrusler og databrud.

• Medarbejdernes trivsel og engagement 

Mens hybridarbejde giver fleksibilitet, kæmper fjernmedarbejdere ofte med følelser af isolation og uengageret. Virksomheder skal proaktivt adressere disse udfordringer ved at implementere virtuelle teambuilding-aktiviteter, sociale onlinebegivenheder og initiativer til støtte til mental sundhed. At tilskynde til en kultur med rummelighed og regelmæssige check-in kan hjælpe med at opretholde medarbejdernes moral og motivation.

• Egenkapital og inklus 

At sikre, at både eksterne og ansatte på stedet har lige adgang til ressourcer, er afgørende for at opretholde et retfærdigt hybridt arbejdsmiljø. Virksomheder bør investere i standardiseret teknologi, tilbyde fjernvenlige træningssessioner og implementere politikker, der understøtter lige deltagelse i møder og beslutningsprocesser. Ved at prioritere inklusivitet kan virksomheder skabe en afbalanceret og samarbejdende arbejdsstyrke.

Konklusion

Efterspørgslen efter kontorlokaler til leje udvikler sig som reaktion på fremkomsten af hybride arbejdsmodeller. Virksomheder, der tager smart teknologi til sig, vil opnå en konkurrencefordel ved at fremme produktivitet, effektivitet og medarbejdertilfredshed. Efterhånden som virksomheder søger fleksible og teknologiaktiverede kontorløsninger, vil fremtiden for arbejdspladser blive formet af innovation, tilpasningsevne og bæredygtighed. Ved at investere i smart office-teknologi kan organisationer skabe dynamiske arbejdsmiljøer, der problemfrit bygger bro mellem on-site og eksterne teams, hvilket sikrer langsigtet succes på den moderne arbejdsplads.

Hvis du overvejer at starte en ny virksomhed op, eller hvis din allerede eksisterende virksomhed har behov for nye kontorlokaler, er det tid til at overveje, hvilken løsning du skal vælge. Der er mange muligheder at vælge mellem og mange forskellige typer af kontorlejemål. I dette indlæg ser vi nærmere på, hvordan du kan finde de helt rette lokaler og den rette type af lejemål til din virksomhed. Så er du godt klædt på til at få de perfekte rammer til dig og dine ansatte.

Traditionelt kontorlejemål eller en alternativ løsning?

Når man vælger sit kontorlejemål, tænker de fleste med det samme på den traditionelle løsning, hvor man ganske enkelt lejer sig ind i ledige kontorlokaler og betaler husleje hver måned. Man behøver dog ikke kun at overveje dette som løsning til sin virksomhed, da der også er mange andre muligheder for at finde lokaler til sine ansatte.

To af de løsninger, der i de seneste år er blevet populære, er kontorfællesskaber og -hoteller. Disse løsninger ligner hinanden ganske meget og har det tilfælles, at de begge beskriver en situation, hvor flere virksomheder opererer side om side under samme tag.

Det giver mulighed for, at man kan udvide sit professionelle og sociale netværk, og at man samtidig kan udveksle idéer og sparre med andre ligesindede. Derudover kan man dele udgifter til fælles faciliteter såsom reception, kantine, mødelokaler, internet og printere.

Hvilken type ejendom skal kontorlokalerne ligge i?

At vælge virksomhedens næste kontorlokaler kræver også, at man tager stilling til, hvilken ejendomstype man foretrækker. Det kan f.eks. være et valg mellem moderne nybyggeri i centrum af byen eller en charmerende landejendom i udkanten af byen eller i en mindre by. Hvilken ejendom man vælger, bør både afhænge af, hvordan man ønsker, at virksomheden skal præsentere sig selv udadtil, og hvilken atmosfære og stemning man vil have i sine kontorlokaler.

Vil du f.eks. gerne bruge ejendommen som en del af virksomhedens markedsføring, er det vigtigt, at den passer til virksomhedens brand og overordnede marketingstrategi. En robotvirksomhed med fokus på moderne teknologi og udvikling passer f.eks. ofte bedre til en moderne ejendom i byen.

Skal virksomheden eje eller leje lokalerne?

En af de andre beslutninger, man skal tage stilling til, når man vælger sine næste kontorlokaler, er, om virksomheden skal eje eller leje lokalerne. Der er fordele og ulemper ved både at eje og leje, og det kan være en vigtig strategisk beslutning, som har økonomiske konsekvenser langt ud i fremtiden.

Undersøg, hvilke fordele og ulemper der er forbundet med både at eje og at leje, og træf din beslutning ud fra dette.

Er du ejer af en nystartet virksomhed, ved du nok allerede, hvor mange beslutninger der skal træffes, og hvor mange bolde du skal holde i luften på én gang. En af de vigtige beslutninger, man står overfor som nystartet virksomhed, er, hvor virksomheden skal ligge. 

Du har måske allerede kørt din virksomhed hjemmefra i et stykke tid, og forhåbentligt er virksomheden vokset. Med vækst kommer dog ofte et behov for mere plads og muligvis flere ansatte. I denne artikel ser vi nærmere på mulighederne for at finde kontorlokaler for nystartede virksomheder. Vi guider dig også til, hvordan du bedst muligt finder de rette lokaler, og hvad du skal være opmærksom på, når du træffer din beslutning.

Tip 1: Overvej den mest passende kontortype

Når du overvejer nye kontorlokaler til din virksomhed, kan du gå i flere forskellige retninger med forskellige typer af kontor. Overordnet set kan du vælge en af de følgende fire løsninger til din virksomhed:

• kontor til leje
• erhvervsejendomme til salg
• kontorhotel
• kontorfællesskab.

Vil du have dine egne kontorlokaler til din virksomhed, skal du selvfølgelig først overveje, om du vil eje eller leje lokalerne. For de fleste nystartede virksomheder vil det give god mening at leje lokalerne, da det ikke kræver en stor investering og giver dig mere fleksibilitet til at opsige kontrakten og flytte over i nye lokaler, hvis I vokser endnu mere.

To andre populære løsninger er kontorhoteller og kontorfællesskaber, som i stigende grad benyttes af flere virksomheder. På et kontorhotel kan du leje et bestemt antal pladser, som passer lige præcis til størrelsen på din virksomhed. Det giver dig mulighed for at leje mere eller mindre plads, efterhånden som dine behov ændrer sig. I et kontorfællesskab deler du kontoret med andre virksomheder, og du kan dermed drage fordel af sociale aktiviteter og netværksmuligheder.

Tip 2: Scan markedet og få et overblik

Når du har taget stilling til, hvilken type kontorlokale du foretrækker til din virksomhed, er det tid til at scanne markedet for muligheder. På vores side kan du hurtigt søge efter kontorlokaler i dit lokale område opdelt efter forskellige kontortyper. Det giver dig et hurtigt overblik over mulighederne i dit område, så du har en bedre idé om, hvordan markedet ser ud på nuværende tidspunkt. Besøg eventuelt også Københavns Erhvervshus hvis du leder efter råd som nyopstartet virksomhed i København.

Tip 3: Læs kontrakten grundigt igennem

Har du fundet kontorlokaler i dit område, som passer perfekt til din nystartede virksomhed, er det blevet tid til at skrive under. Inden du skriver under på kontrakten, bør du selvfølgelig læse kontrakten grundigt igennem. Lejeloven er anderledes for erhvervslokaler, så undersøg også dine rettigheder som lejer af kontorlokaler. Hold bl.a. øje med dette i lejekontrakten:

• bindingsperiode
• opsigelsesvarsel
• depositum
• inkluderede fornødenheder som varme og vand i lejen.

Overvejer du at leje nye lokaler, eller har du allerede nogle, som du ønsker at pifte op? Uanset hvad er det vigtigt at tænke på indretningen, så pladsen bliver brugt bedst muligt. I denne artikel giver vi dig tre forskellige tips til, hvordan du bedst muligt kan indrette dine kontorlokaler og på den måde få mest muligt ud af dem.

Hvad skal de bruges til?

Det første tip, når det kommer til indretning af dine lokaler, er at tænke over, hvad de skal bruges til. Alt efter hvad formålet med dem er, vil det være forskellige ting, du skal lede efter eller tænke over. Er det større kontorlokaler, hvor der skal være plads til at arbejde dagligt, skal du eksempelvis kigge efter borde og stole, så der er god plads til alle medarbejderne i din virksomhed. Her er det en god ide at kigge efter rektangulære borde til din indretning af dine lokaler, da runde og firkantede borde ofte tager mere plads. Med de rektangulære udnytter du altså pladsen bedre. 

Er dine kontorlokaler derimod mindre lokaler, som blot skal bruges til møder, kan det være en god ide at finde et stort bord, hvor der er plads til flere mennesker. Det kan nemlig være, at møderne i dine kontorlokaler skal kunne rumme flere mennesker ad gangen. 

Giv dine kontorlokaler liv med planter

Når du indretter dine lokaler, uanset om de skal bruges til hverdagsarbejde eller møder med kunder, kan grønne planter give en masse liv og charme til et ellers klinisk, hvidt kontor. Planter bringer glæde og giver dermed en oplivende effekt, når du ellers skal koncentrere dig og arbejde effektivt. På samme måde giver det også varme til dine kontorlokaler, som vil blive bemærket af kunder eller andre, som du skal have møde med.

Gør dine lokaler ekstra brugbare

En særlig smart ting, når du lejer kontorlokaler og alligevel skal i gang med indretningen, er at tænke smarte løsninger ind. Det kan være flytbare skillevægge, som deler lokalerne op, så du kan bruge dem til flere ting. Det kan også være at tilføje et smartboard til væggen, hvis lokalerne eksempelvis skal kunne bruges til møder, da dette giver god mulighed for præsentationer til både kunder og kollegaer. Dette leder os tilbage til det første punkt – hvad skal dine lokaler bruges til? For igen, alt efter formålet, vil der være mulighed for en masse smarte løsninger, så du får mest muligt ud af dem.